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Introducción
En este tutorial vas a aprender a rendir la colecta con su arqueo, el día de secretaría, la caja chica, los fondos por rendir y el CALI, y qué pasa cuando se aprueba.
Rendir una colecta
Las rendiciones están en Contabilidad, en la barra de arriba. Arriba eliges qué vas a rendir; abajo están las últimas rendiciones. Cada una con su fecha, su tipo, el total y el estado: borrador, presentada o aprobada.
Para la colecta de una misa, aprieta «Colecta (arqueo)». Anota la fecha y un detalle que la identifique. Si es una colecta imperada, de las que se remiten a la curia, márcala y elige cuál.
Esta no lo es. Después, el arqueo: escribe cuántos billetes y monedas hay de cada valor. No hace falta sumar: el total contado se calcula solo, mientras escribes.
Abajo van los firmantes del recuento. Son tres, y uno tiene que ser del Consejo Económico: es el ministro de fe. La tercera fila ya viene marcada así.
Si falta un firmante, el sistema no la presenta: la deja guardada como borrador y te dice qué falta. Escribe el tercer nombre y aprieta otra vez «Guardar y presentar». No queda repetida: se presenta la misma.
Listo: queda presentada, esperando aprobación. Si te interrumpen a mitad del conteo, usa «Guardar borrador» y la terminas después.
Secretaría, caja chica, fondos y CALI
Al cerrar la secretaría, rinde el día: elige «Día de secretaría», la fecha y el efectivo que contaste en el cajón. El sistema lo compara con los ingresos de ese día según los comprobantes: las ofrendas de misa, los certificados y lo demás que entró a la caja. Una vez presentada, «Imprimir» abre el formulario para firmarlo o guardarlo en PDF.
Ahí está la cuadratura: lo que dicen los comprobantes, lo contado y la diferencia. Esta vez cuadró exacto; si sobra o falta, al aprobar se anota solo. La caja chica es un fondo fijo para gastos menores.
Elige «Caja chica», escribe el detalle y revisa el fondo asignado: viene en setenta mil pesos. Cada gasto va con el código de su cuenta, el monto y el número de boleta. El campo te sugiere las cuentas de gasto más usadas.
Con «Agregar otro gasto» sumas una fila por boleta. Las cuentas tienen que ser de gasto: si no, el sistema no la deja presentar. Si ya tienes el número del cheque o de la transferencia de la reposición, anótalo; es opcional.
Después, «Guardar y presentar». El fondo por rendir es plata que se le entrega a alguien para una actividad, como una kermés. Anota quién la recibió, con su RUT.
Luego, cuánto se le entregó y qué día, y los gastos con sus boletas. Si gastó menos, la diferencia vuelve a la caja; si gastó más, la caja le devuelve. Una vez al mes se rinde el CALI.
Elige «CALI 1% del mes» y revisa el mes rendido: viene puesto el mes en curso, y aquí se rinde el que terminó. Anota lo recaudado por cada canal: visitadoras, mandatos, PAT o PAC, directo en secretaría. En PAT y PAC va además lo que cobró el banco.
El porcentaje diocesano viene en treinta, y el RUT del Arzobispado viene precargado: se cambia solo por excepción. Si les pagaste a las recaudadoras, anótalo: sobre dos coma cinco UF al mes corresponde boleta de honorarios. Después, presenta.
Corregir, presentar y aprobar
Un borrador se puede corregir antes de presentarlo. Esta colecta del domingo quedó a medias: aprieta «Corregir». El formulario se abre con lo guardado.
Ojo con las monedas de diez: tres mil veinte no calza con el resto del conteo. Eran trescientas dos. Al corregir la cifra, el total baja solo.
Revisa los firmantes y aprieta «Guardar y volver a presentar». Queda presentada, junto a las demás. Ojo: una rendición presentada ya no se corrige; si hay que cambiarla, quien aprueba te la devuelve.
«Imprimir» abre el formulario de recuento: el arqueo por denominación, el total y las líneas para que firmen los tres. Aprobar no le toca a la secretaría: lo hace el párroco, el administrador parroquial o el contador. El párroco ve cuántas esperan su aprobación.
Si algo no cuadra, la devuelve con el motivo: vuelve a ti como borrador, con el motivo a la vista, para corregirla. Al apretar «Aprobar», el sistema muestra el asiento contable que se va a generar, con sus cuentas, antes de confirmar. La colecta entra a «Colectas por depositar» contra «Ingresos colectas».
El comprobante queda en borrador, y se contabiliza al cierre del mes. Aprobada, ya no se edita ni se borra. Ahora falta el depósito: el manual pide depositar íntegro al día hábil siguiente.
Si pasa más de un día hábil, la pantalla lo avisa en rojo. Quien aprueba registra el depósito: el monto es el total rendido y no se cambia; solo se anotan la fecha y el número. Con el depósito registrado, la colecta queda al día y el aviso rojo desaparece.
En resumen: la colecta se rinde con su arqueo y tres firmantes; lo presentado solo vuelve a ti si te lo devuelven; y al aprobar, el asiento se genera solo. Del cierre contable se ocupa el contador: hay un tutorial aparte.
