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Introducción
En este tutorial vas a aprender a usar Comunidad: a encontrar a una persona y su ficha, a llevar los libros sacramentales, a emitir los certificados, y a cuidar que cada persona tenga una sola ficha.
Buscar a una persona
Comunidad es para quienes llevan los registros: la secretaría, el párroco y el vicario. En el panel, su tarjeta trae tres pantallas: buscar una persona, los libros y los certificados. Escribe un nombre o un apellido y aprieta «Buscar».
La lista trae el nombre y la fecha de nacimiento, para distinguir a dos personas que se llaman igual. El RUN no se muestra. También puedes buscar por RUN, con o sin puntos, pero completo, con su dígito verificador.
Después, abre la ficha con «Ver la ficha». La ficha reúne sus datos: el RUN, la fecha y el lugar de nacimiento. Debajo están los cinco libros, aunque estén en cero: así sabes que no hay nada más que buscar.
Cada partida dice si está abierta o cerrada, y trae «Ver la partida» y «Emitir certificado». Al final, los certificados que ya se le emitieron, con su código, el aporte si lo hubo, y su estado. Si hay un dato mal escrito, aprieta «Corregir la ficha»: el formulario viene con lo que dice la ficha.
Cambia el dato y guarda. Los certificados que emitas desde ahora saldrán con el dato nuevo; los que ya se imprimieron no cambian.
Los libros sacramentales
Los libros se abren desde el panel, con «Libros sacramentales». Arriba eliges el libro: bautismos, confirmaciones, primeras comuniones, matrimonios o defunciones. Las partidas van de la última a la primera: así ves en qué número vas, sin buscar.
Si te piden una partida como está en el papel, escribe el número del libro y el de la partida, y aprieta «Buscar la partida». Con «Ver todo el libro» vuelves a la lista. Para transcribir una partida, aprieta «Anotar bautismo».
Primero, quién: escribe su nombre, y el sistema busca si ya tiene ficha. Si no la encuentra, aprieta «Crear la ficha» ahí mismo: el nombre ya viene escrito. Completa el apellido materno y la fecha de nacimiento, y elígela.
Después vienen los datos del sacramento, en el orden del libro de papel: la fecha, el lugar, el ministro, los padres y los padrinos. Cópialos tal como están escritos en la partida. Al final, dónde quedó anotada: el número del libro, el folio y el número de la partida.
El folio es opcional, porque hay libros antiguos sin folios. Aprieta «Anotar». El aviso dice dónde quedó, y el formulario queda listo para la siguiente: el libro y el folio se mantienen, y el número avanza solo.
Desde el aviso abres la partida. Mientras esté abierta, se puede corregir: aprieta «Corregir», cambia lo que esté mal, aquí el ministro, y guarda la corrección. Cuando esté revisada contra el libro de papel, ciérrala.
El sistema te advierte: después de cerrar ya no se corrige, y reabrirla no se hace desde esta pantalla; eso lo hace Acutis. El cierre queda en la bitácora con tu nombre. La partida ahora dice «Cerrada», y el botón «Corregir» ya no está.
Lo que haya que agregar a una partida cerrada va como nota marginal. Por ejemplo, el bautismo de Mateo ya registra su confirmación, pero le falta su primera comunión. Escribe la nota y aprieta «Anotar al margen».
Queda con la fecha de hoy y tu nombre, y como toda nota marginal, no se edita ni se borra.
Los certificados
El certificado se emite desde la ficha, en la fila de la partida: aprieta «Emitir certificado». Si la familia dejó un aporte voluntario, escribe el monto; si no, déjalo vacío. Antes de emitir, el sistema te dice lo que va a pasar: sale con un código de verificación nuevo, y el aporte entra como ingreso al libro de caja.
El aviso trae el código y confirma el ingreso en la caja. Aprieta «Imprimir» para sacar el documento. El certificado sale con los datos de la partida, tal como están en el libro.
Se imprime desde el navegador, o se guarda como PDF. Cada certificado lleva impreso su código. Cualquiera puede comprobarlo en el sitio de la parroquia, con el código y el apellido paterno, sin ver los datos completos de la persona.
Si vuelven por otra copia y la partida ya tiene un certificado vigente, el sistema te lo avisa y te ofrece reimprimirlo: el mismo documento, con el mismo código, y sin anotar otro aporte. También puedes reimprimir desde la tabla de certificados emitidos. Si un certificado se emitió por error, anúlalo.
El sistema te advierte que queda inválido en el verificador, que el aporte sigue en la caja, y te pide el motivo. El certificado queda anulado, con su motivo, y ya no se reimprime. Si hace falta otro, se emite de nuevo desde la partida.
Y si alguien lo verifica en el sitio, verá que está anulado.
Cuidados con las personas
Cada persona debe tener una sola ficha: dos fichas parten su historial en dos. Si la búsqueda no encuentra a nadie, prueba con menos palabras, o con el RUN. Si igual creas la ficha y ya hay alguien con ese nombre, el sistema no la crea: te pregunta si es alguna de estas personas.
Elígela, y sigues con su ficha. El RUN también se cuida. Al corregir la ficha, el sistema revisa el dígito verificador: un RUN mal escrito no se guarda.
Y no deja que dos personas de la parroquia tengan el mismo RUN. Si de verdad son dos personas con el mismo nombre y la misma fecha de nacimiento, marca «Es un homónimo real». Úsalo solo en ese caso.
En resumen: busca a la persona y trabaja desde su ficha; corrige las partidas mientras están abiertas, y después, anota al margen; y emite los certificados desde la partida: si ya hay uno vigente, reimprímelo. Si algo no te funciona, escríbele a Acutis.
