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Introducción
En este tutorial vas a aprender a contratar a una persona, a revisar las fichas, a usar los conceptos de sueldo, a cerrar el mes y a manejar las vacaciones.
Contratar a una persona
Remuneraciones es para la contadora y la secretaría; también la ven el párroco y el administrador parroquial. La contadora entra directo a su panel. Aprieta «Contratar a una persona».
Es un asistente de cinco pasos. Primero, la persona: nombres, apellidos y RUT. El sistema revisa el dígito verificador antes de dejarte seguir.
La fecha de nacimiento, el correo para mandarle el recibo y los datos de pago son opcionales: se pueden completar después. Segundo, el contrato. La fecha de ingreso es desde cuándo rige todo: el contrato, la previsión y las cargas.
También es su antigüedad. Escribe el cargo y el sueldo base en pesos, sin puntos. Es el bruto del contrato: los descuentos los calcula el sistema.
Después, el tipo de contrato. Las horas semanales no pueden pasar de la jornada legal vigente: la ayuda te dice cuántas son. La gratificación legal es para empleadores con fines de lucro: en una parroquia, normalmente va sin marcar.
Tercero, la previsión: la AFP y la salud, Fonasa o Isapre. Sin previsión, la liquidación no se puede calcular. Cuarto, las cargas familiares.
Lo más frecuente es que no tenga: en ese caso, sigue sin marcar. Quinto, revisa el resumen con el contrato en papel al lado. Cada bloque tiene su botón «Cambiar», para volver justo a ese paso.
Ojo: al contratar, la persona queda activa y entra al mes al generar la nómina. Lo que va a Previred y a la Dirección del Trabajo se sigue enviando desde afuera. Listo: el sistema te dice en qué mes aparece, según su fecha de ingreso.
Y en ese mes ya figura, todavía sin liquidación: entra cuando generas las liquidaciones.
Las fichas de los trabajadores
Desde el mes, abre «Fichas de los trabajadores»: cada persona con su cargo, su fecha de ingreso y su estado. «Este mes» dice si la persona entra al mes: sin contrato o sin previsión vigente, no aparece al generar las liquidaciones. Para encontrar a alguien, búscalo por nombre o RUT, y aprieta «Ver ficha».
La ficha muestra lo que rige hoy: el contrato, con su cargo, sueldo y jornada; la previsión y las cargas, cada uno desde su fecha. Y el saldo de vacaciones a hoy: quince días hábiles por cada año cumplido, más la fracción del año en curso, menos lo ya aprobado. Un aumento no se edita: se registra como un cambio.
Lo que rige hoy se cierra el día anterior, y desde la fecha del cambio rige lo nuevo. Primero, desde cuándo rige. Los demás campos vienen con lo vigente: cambia solo lo que cambió, aquí el sueldo, y aprieta «Registrar el cambio».
El contrato nuevo queda vigente, y el anterior pasa a «Antes», con sus fechas. Los meses ya cerrados no cambian.
Los conceptos de sueldo
Los conceptos de sueldo están en la tarjeta de Remuneraciones, en «Todo el módulo». Son los haberes y descuentos adicionales: colación, bonos, aguinaldo, anticipos. El sueldo base y los descuentos legales no van aquí: los calcula el sistema solo.
Para crear uno, escribe un código en minúsculas, sin espacios ni acentos. No se cambia después: si se escribe mal, se desactiva y se crea otro. Escribe el nombre, como sale en la liquidación, y elige si suma al sueldo o resta del líquido.
Imponible significa que entra a la base de AFP, salud, cesantía e impuesto. La colación no lo es: desmárcalo. Proporcional quiere decir que se rebaja según los días no trabajados del mes, como la colación y la movilización.
El monto sugerido se precarga al aplicarlo en el mes, y ahí se puede cambiar. Aprieta «Crear el concepto». Queda en el catálogo con su efecto escrito, y ya se ofrece en el mes.
Para aplicarlo, vuelve al mes y elige el que estás liquidando. Esta liquidación ya está calculada. En su columna de conceptos, aprieta «Agregar», elige el concepto y, si quieres, deja una nota.
Al apretar «Aplicar», la liquidación se recalcula sola: el líquido sube justo los cuarenta mil pesos de la colación, porque no es imponible. Un concepto no se borra: se desactiva. El sistema te avisa: deja de ofrecerse, y si ya está aplicado en un mes abierto, deja de contarse al recalcular.
Los meses cerrados no cambian. Queda inactivo, y lo puedes volver a activar cuando haga falta.
Cerrar el mes
Con las flechas o el selector de arriba eliges el mes. Este ya está cerrado: cada liquidación dice «cerrada». En el mes siguiente, arriba están los cuatro pasos: generar, calcular, revisar y cerrar, y declarar y enviar.
El que toca ahora se marca en color. Las liquidaciones ya están generadas; si no, empiezas con «Generar liquidaciones». Sin calcular no se pueden cerrar: aprieta «Calcular las tres pendientes».
Cada fila muestra el bruto, los descuentos y el líquido, en estado «calculada». Arriba, los totales del mes: el líquido, los descuentos, el gasto de la parroquia y las cotizaciones. Si alguien faltó, corrige sus días trabajados en la fila: la liquidación se recalcula sola, y también los totales.
Con «Ver recibo» abres la liquidación de cada persona, para imprimirla o guardarla en PDF. Mientras el mes no se cierra, dice «borrador». Revisado todo, aprieta «Cerrar el mes».
El sistema te pide confirmar con el total líquido: una liquidación cerrada no cambia, y solo el párroco o el administrador parroquial pueden reabrirla. Las tres quedan cerradas, y el paso de revisar y cerrar queda listo. Para mandarle el recibo a cada trabajador, aprieta «Copiar enlace» y pégalo en un correo o un WhatsApp.
El enlace vale treinta días. «Resumen de cotizaciones» descarga un archivo para Excel con lo que hay que declarar por persona. Ojo: no es el archivo de carga de Previred; la declaración se sigue haciendo en Previred.
El último paso queda en tus manos: declarar y enviar los recibos. El sistema no registra ese envío.
Las vacaciones
Las vacaciones las pide la contadora o la secretaría, y las resuelve el párroco o el administrador parroquial. En «Vacaciones», elige a la persona y las fechas. Los dos días cuentan, y solo se cuentan los hábiles: de lunes a viernes, sin feriados.
Antes de registrar ves su saldo a hoy, los días de este pedido y cuánto le quedaría. Aprieta «Registrar la solicitud». La solicitud queda «esperando respuesta», y la tabla te dice quién la resuelve.
El párroco ve cada solicitud con sus días hábiles y el saldo a hoy, y la aprueba o la rechaza. Para rechazar, tiene que escribir el motivo. Al aprobar, el sistema le muestra en cuánto queda el saldo, y si quedara en negativo, se lo advierte.
Aprieta «Sí, aprobar». La solicitud pasa a «Ya resueltas», aprobada, y el saldo descuenta esos días. En resumen: contratar arma la ficha completa; cada mes generas, calculas, revisas y cierras; y el resumen de cotizaciones sirve para declarar, no para cargar en Previred.
Si algo no te funciona, escríbele a Acutis.
