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Introducción
En este tutorial vas a aprender a llevar la contabilidad del mes: revisar los libros, los comprobantes, la conciliación del banco y el cierre. Y al final, cómo el Consejo aprueba las cuentas.
El mes de un vistazo
La contabilidad la llevan el contador, el párroco o el administrador parroquial. En el panel, entra a «Contabilidad del mes». Se abre en el mes en curso.
Para revisar septiembre, pon el rango del mes y aprieta «Ver el rango». Arriba están los pendientes. Aquí, septiembre ya terminó y sigue abierto: se cierra con este botón, cuando todo esté revisado.
Más abajo, el balance de comprobación: el debe, el haber y el saldo de cada cuenta en el rango. Al pie, los totales tienen que cuadrar. Toca el código de una cuenta para ver su mayor: cada movimiento con su saldo acumulado.
Aquí, el banco. Y en «Diario» están los comprobantes contabilizados del rango, en orden de fecha. El informe mensual del día 10, que pide el manual del Arzobispado, sale de aquí: elige el mes y aprieta «Imprimir el informe».
Trae el disponible, los ingresos y gastos del mes, el balance y los fondos. Si el mes sigue abierto, lo advierte: las cifras todavía pueden cambiar.
Los comprobantes
En «Comprobantes del mes» está cada asiento: su glosa y sus líneas, el origen, el estado y el total. Casi todos nacen solos: de las intenciones de misa, los certificados, las rendiciones aprobadas y la nómina. Quedan en borrador y se contabilizan al cerrar el mes.
Lo que no viene de otro módulo se registra abajo, con un asiento manual: la fecha, la serie y la glosa. Cada línea lleva su cuenta y un solo monto, al debe o al haber. Mientras no cuadre, te dice qué falta y no deja guardar.
Aprieta «Guardar el borrador»: nace como borrador, sin folio, y aparece en la lista. Ojo: mientras haya un borrador manual, el mes no se puede cerrar. Los automáticos, en cambio, se contabilizan solos al cierre.
Revisa el asiento y aprieta «Contabilizar». Antes de confirmar te avisa: recibe el folio siguiente y queda inmutable. Listo: ya tiene folio.
Desde ahora, solo se corrige con una reversa. Para corregir un comprobante contabilizado, aprieta «Reversar» y escribe el motivo. Se crea un comprobante espejo, con el debe y el haber invertidos, la fecha de hoy y un folio nuevo.
El original queda reversado: nada se borra.
La conciliación bancaria
En «Conciliación bancaria», elige la cuenta y sube la cartola del banco en CSV; también puedes pegar su contenido. Después, «Importar la cartola». El sistema te dice cuántas líneas entraron y cuántas se conciliaron solas.
Si una fila no se puede leer, te avisa y la deja fuera: aquí, la de totales del banco. Los depósitos de las colectas y el cheque cobrado calzaron solos con sus comprobantes: ya están en «Resueltas hace poco». Lo demás queda en la bandeja.
Si reconoce el movimiento, te propone conciliarlo con su comprobante, como el pago de los sueldos. Si no, te sugiere una cuenta, por lo que ya clasificaste antes o por las palabras del banco. Revisa y aprieta «Clasificar».
Cuando no hay sugerencia, escribe el código de la cuenta: la luz va a energía eléctrica. Al clasificar, se crea su asiento en borrador. ¿Te equivocaste?
En «Resueltas hace poco», «Volver a pendiente» deshace la clasificación: el asiento en borrador se borra y la línea vuelve a la bandeja. Abajo está el talonario: registra cada cheque apenas se firma. Cuando la cartola lo trae, se marca cobrado solo; aquí queda el que falta cobrar.
Con la bandeja vacía, emite la constancia foliada: elige la cuenta y el rango del mes, y aprieta «Emitir constancia foliada». La constancia aplica la fórmula del manual: saldo según libros, más cheques no cobrados, menos depósitos en tránsito, contra el saldo de la cartola. Si no cuadra, lo dice y lista las partidas pendientes, para que las aclares antes de dar el mes por conciliado.
Cerrar el mes
Con todo revisado, vuelve a «Contabilidad del mes» y aprieta «Cerrar septiembre». Te explica qué hace: contabiliza los borradores automáticos y deja el mes intocable. Si algo falta, no cierra y te dice qué: aquí, una rendición de septiembre que todavía no se aprueba.
Las rendiciones las presenta la secretaría y las aprueba el párroco o el contador; al aprobarlas, el asiento se genera solo. Hecho eso, vuelve a cerrar. Septiembre quedó cerrado y no queda nada pendiente.
Los meses se cierran en orden, del más antiguo al más nuevo. En sus comprobantes ya no se agrega ni se contabiliza nada. Para corregir, se reversa: el espejo cae en el mes en curso.
Si de verdad hay que reabrirlo, solo se reabre el último mes cerrado, y con el motivo por escrito: queda en la bitácora con tu nombre.
Presupuesto, fondos y plan de cuentas
Lo que se hace una vez al año está en «Todo el módulo»: el presupuesto, los fondos restringidos y el plan de cuentas. El presupuesto es doble: el operacional, para la vida ordinaria de la parroquia, y el de proyectos, que se aprueba aparte. Este año el operacional ya lo aprobó el Consejo, con su acta.
Aprobado, no se edita: cambiarlo es una modificación presupuestaria que el Consejo vuelve a aprobar. Los fondos restringidos guardan la plata con destino determinado, como la reparación del techo: cuánto entró, cuánto se aplicó y cuánto queda. Su saldo pasa de un año a otro.
Un fondo con movimientos no se borra: se cierra. Abajo se abre uno nuevo, con su finalidad tal como se prometió. El plan de cuentas viene del Arzobispado y es el mismo en todas las parroquias.
La parroquia solo agrega cuentas propias, como un banco o una capilla. Busca por código o nombre. Una cuenta que no usas se suspende, sin perder su historia, y «Exportar CSV» descarga el plan completo.
El Consejo aprueba las cuentas
El Consejo de Asuntos Económicos entra con su propia cuenta y ve un solo módulo, «Cuentas de la parroquia». No ve comprobantes ni rendiciones. Elige el ejercicio.
Primero, qué entró y qué salió en el año; luego, cómo quedó la parroquia al cierre y la plata con destino determinado. En el año en curso compara lo presupuestado con lo real, cuenta por cuenta, con su porcentaje de ejecución. Cerrado el año, el contador prepara la rendición al Arzobispado.
El Consejo la imprime y la revisa: el balance, los resultados y los fondos. Para aprobar las cuentas, escribe tu nombre, tu cargo y, si quieres, el acta de la sesión. Después, aprieta «Aprobar las cuentas».
Queda aprobada por el Consejo. Si hay que corregir algo, se devuelve con el reparo; si no, quien lleva la contabilidad la marca como enviada al Arzobispado. En resumen: revisa los pendientes y el balance; concilia el banco con la cartola de cada mes; y cierra los meses en orden.
El Consejo aprueba las cuentas desde su propia pantalla.
